【仕事の効率化方法4】口頭の内容は書面化する

1.課題(口約束でもめる)

客先との仕事の打ち合わせや電話では、書類を介さずに口頭で指示を受けることがあります。
このような場合、お客様の指示のもと書類や納品物を作成したにもかかわらず「そんな指示はしていない」とか、「全くの別物だ」などの指摘を受けることがあります。
これは、口頭の内容をメモで残しておいても生じ得ることで、どのように対処するかが問題となります。

2.解決手段とその効果

口頭で指示を受けた場合には、下記の(1)又は(2)の対処をしましょう。
(1)指示事項を記載したメールや文書を客先から送ってもらう。
(2)指示事項の内容をこちらで作成し、メール等で客先に確認してもらう。
このような対処をすることで、残ったメール又は文書が証拠となり、後々の言った言わないの係争を回避することができます。
また、後で見直したときに時系列を追えるなど種々のメリットがあります。
お客様との間のトラブルは絶対に回避したいものですので、是非試してみてください。

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