【仕事の効率化方法6】電子データの名称と印刷した書類の名称とを紐づける

1.課題(電子データと印刷物が一致しない)

 複数の電子データファイル(例えばワードファイルやPDFファイル)を印刷していると、電子データファイルの名称が印刷物には印刷されていないから、①きちんと全て印刷できているか、②重複印刷が発生していないか、③似たような書類の取り違いが生じないか、などのエラーを生じるリスクがあります。
 これは、特にお客様に多数の電子データファイルを送付したときに、お客様に取り違いを生じさせるというリスクも含みます。

2.解決手段とその効果

上記のような場合には、電子データファイルを開き、その右上等に電子データファイルの名称を示す、ということが考えられます。
これによって、当該電子データファイルを印刷したとしても、その印刷物と電子データファイルの名称とを一意に紐づけることが可能となり、上記したリスクを低減することができます。
是非とも試してみてください。

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