【仕事の効率化方法7】指示事項や必須情報は1つの文書にまとめること

1.課題(指示事項や必須情報が分散している)

部下や下請け等に指示を出して、複数の電子データや文書を渡して作業してもらう場面を想定しましょう。
このときに、指示事項や必須情報が、これらの複数の電子データ等に分散していることがあります。
このような場合には、部下等は指示事項等を全て把握する必要があるところ、①.抜けが生じたり、②その調査に時間を費やす、などのリスクがあります。

2.解決手段とその効果

上記のようなリスクを回避するには、指示事項や必須情報を、複数の電子データ等に分散記載するのでなく、1つの電子データ等に記載して明確化しましょう。
また、その記載量についても可能な限り最小としつつ、不要な情報は削除することにより、指示事項や必須情報の明確化を顕著化することができます。
是非とも検討ください。

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