１．課題(指示事項や必須情報が分散している)部下や下請け等に指示を出して、複数の電子データや文書を渡して作業してもらう場面を想定しましょう。このときに、指示事項や必須情報が、これらの複数の電子データ等に分散していることがあります。このような場合には、部下等は指示事項等を全て把握する必要があるところ、①．抜けが生じたり、②その調査に時間を費やす、などのリスクがあります。２．解決手段とその効果上記のようなリスクを回避するには、指示事項や必須情報を、複数の電子データ等に分散記載するのでなく、１つの電子データ等に記載して明確化しましょう。また、その記載量についても可能な限り最小としつつ、不要な情報は削除することにより、指示事項や必須情報の明確化を顕著化することができます。是非とも検討ください。

１．課題(電子データと印刷物が一致しない)　複数の電子データファイル（例えばワードファイルやPDFファイル）を印刷していると、電子データファイルの名称が印刷物には印刷されていないから、①きちんと全て印刷できているか、②重複印刷が発生していないか、③似たような書類の取り違いが生じないか、などのエラーを生じるリスクがあります。　これは、特にお客様に多数の電子データファイルを送付したときに、お客様に取り違いを生じさせるというリスクも含みます。２．解決手段とその効果上記のような場合には、電子データファイルを開き、その右上等に電子データファイルの名称を示す、ということが考えられます。これによって、当該電子データファイルを印刷したとしても、その印刷物と電子データファイルの名称とを一意に紐づけることが可能となり、上記したリスクを低減することができます。是非とも試してみてください。

１．課題(作成した書類に誤植がある)書類作成において、誤記や誤植、いわゆるミスはつきものです。人間だから、ミスがあって当たり前なのですが、ビジネスの世界では許されないことも多々あります。そこで作成した書類から可能な限り誤記や誤植を無くしたい場合にはどうすればよいでしょうか？２．解決手段とその効果精度の高い書類を作成したい場合には、「１晩寝かせてから全体チェック」を行いましょう。作ったばかりの書類を何度も見直したとしても、その時点では誤記・誤植を発見できる可能性や精度は高くありません。集中力が切れてますし、思考回路が作成した文章のとおりに固まってしまっているからです。しかしながら、時間をおいてからチェック、例えば「１晩寝かせて」次の日にチェックすると、誤字脱字や表現の不明瞭さに気づき、文章をブラッシュアップすることができます。文章作成でミスを削減したいという方は、是非とも試してみてください。

１．課題(口約束でもめる)客先との仕事の打ち合わせや電話では、書類を介さずに口頭で指示を受けることがあります。このような場合、お客様の指示のもと書類や納品物を作成したにもかかわらず「そんな指示はしていない」とか、「全くの別物だ」などの指摘を受けることがあります。これは、口頭の内容をメモで残しておいても生じ得ることで、どのように対処するかが問題となります。２．解決手段とその効果口頭で指示を受けた場合には、下記の（１）又は（２）の対処をしましょう。（１）指示事項を記載したメールや文書を客先から送ってもらう。（２）指示事項の内容をこちらで作成し、メール等で客先に確認してもらう。このような対処をすることで、残ったメール又は文書が証拠となり、後々の言った言わないの係争を回避することができます。また、後で見直したときに時系列を追えるなど種々のメリットがあります。お客様との間のトラブルは絶対に回避したいものですので、是非試してみてください。

１．課題(書類を最速で仕上げたい)社内資料やお客様への発表資料の作成は、社会人が逃れることのできないものの一つです。可能な限り早く仕上げて、余った時間を別の仕事や余暇にあてたいですよね。しかしながら、書類作成に時間がかかることもしばしばあります。なんとかして、これを早く仕上げる方法は無いものでしょうか？２．解決手段とその効果書類を最速で仕上げたい場合には、最初に「目次」作りから始めましょう。目次は、書類の骨格となるもので、これが完全にできていれば、あとは目次の各項目に文章を入れ込んで行くのみ。最速で文章を作成することができます。なお、新人さんなどは、この「目次」作りを試行錯誤し、できたと思ったら上司にその「目次」をチェックしてもらいましょう。書類作成の方向性の誤りを正し、書類作成してから作り直し…などの失敗を防止することができます。是非とも試してみてください！

１．課題(紙の資料からパワポ等を作成することの非効率さ)お客様から頂戴した資料に基づいて、パワポやらワードやらの文章を作ることがよくあります。しかしながら、この資料が紙媒体である場合には、それを手打ちするというのは非効率であり、可能な限りコピペで使用したいところです。２．解決手段とその効果上記のような場合、このような場合には解決方法は主に２つです。（１）客先から電子データをもらう。（２）複合基でOCR化当たり前のことなんですが、これをするかしないかで作業効率が断然違いますから、面倒くさがらずやるようにしましょう。なお、紙媒体をOCR化した場合には文字の誤植が発生し易いため、その点も注意ください。

１．課題(山積みの仕事)特許事務所では、たくさんの案件ファイルを扱います。その案件ファイル毎に作業量と困難さの「重さ」は異なります。そのため、「重い」案件からこなしていくといつまで経っても、他の案件ファイルが無くならないため、仕事が楽しくなくなってきてしまいます。このような問題は、お仕事をされている方共通の悩みですよね。２．解決手段とその効果上記のような場合、私は普段から「軽い」案件からこなすようにしています。「軽い」案件は、直ぐに終わらせることができますし、山積みの仕事が減っていくという「達成感」を得ることができます。そして、この「達成感」は「自信」へと変わっていくんですね。すると、仕事が楽しくなったり、自分の自尊心が向上するという良い効果を期待することができます。なので、たくさんの仕事があるときは、「軽い」仕事から手を付けて最短でこなしていくことを推奨しますよ。